Zaloguj
Organizowanie własnego wydarzenia (zwłaszcza po raz pierwszy) może wydawać się trudne i skomplikowane - szczególnie sam wybór idealnego obiektu i sali. Postaramy się jednak odpowiedzieć na najpopularniejsze wątpliwości, związane z poszukiwaniem odpowiedniego miejsca na spotkanie.
Pierwszym krokiem, jaki powinieneś wykonać jest zaplanowanie typu spotkania (duża konferencja, niewielkie szkolenie lub spotkanie coachingowe), jego lokalizacji (miasta) oraz liczby osób, które wezmą udział w wydarzeniu. Jeżeli nie możesz jeszcze określić konkretnie ilu uczestników weźmie udział w spotkaniu - nie przejmuj się. Wystarczy, że znasz przybliżoną liczbę osób.
Znając te parametry możesz rozpocząć szukanie najlepszej sali spośród wszystkich dostępnych w internecie opcji. W tym z pozoru prostym zadaniu są jednak niuanse, które warto wziąć pod uwagę, zanim dokona się rezerwacji. Poniżej przedstawiamy zbiór najważniejszych kryteriów wyboru sali. Jeśli je uwzględnisz, to będziesz mógł dopasować salę do własnych potrzeb.
Wiele osób rozpoczyna szukanie sal szkoleniowych i konferencyjnych od wpisania w Google hasła, np. sale szkoleniowe w Gdańsku. Przeglądanie wyników w ten sposób jest jednak obarczone trzema wadami.
- Po pierwsze, tracimy mnóstwo cennego czasu na szukaniu informacji o wynajmie sal na stronach internetowych (które niejednokrotnie są ukryte lub źle sformatowane) i przeskakiwaniu na następne strony wyszukiwarki.
- Po drugie, porównywanie poszczególnych sal z różnych obiektów jest utrudnione. Strony internetowe właścicieli sal często nie posiadają kompletu tych samych informacji. Wymusza to więc kontakt telefoniczny lub mailowy tylko po to, by poznać ofertę sal.
- Po trzecie, Google promuje duże, dobrze wypozycjonowane strony internetowe. Oznacza to, że znalezienie mało popularnych sal w przystępnych cenach jest niemal niemożliwe.
Z wyżej wymienionych powodów warto rozpocząć szukanie sali na tematycznym portalu rezerwacyjnym. Na jednej stronie mamy możliwość szybkiego wyszukania i kompleksowego porównania sal szkoleniowych i konferencyjnych. Wspólny marketplace jest również korzystny dla małych firm z rynku wynajmu pomieszczeń, gdyż nie muszą konkurować pozycją w wyszukiwarce - ich oferta wyświetlana jest tak samo, jak dużych centrów konferencyjnych. Jest to także z korzyścią dla klienta, gdyż otrzymuje szerszy wachlarz ofert.
Lokalizacja obiektu świadczy o randze spotkania, które zamierzasz zorganizować. Sale położone w prestiżowej okolicy w śródmieściu mogą nadać wyższą rangę twojemu wydarzeniu. Musisz się jednak liczyć z większymi kosztami, niż w przypadku dzielnic oddalonych od centrum.
Jeżeli preferujesz ekonomiczny wybór, warto zastanowić się nad ofertą sal na wynajem w dalszych rejonach miasta. W tym samym przedziale cenowym możesz znaleźć sale o większym metrażu. Lepiej wtedy zorientować się, czy obiekt posiada własny parking lub czy jest położony w niewielkiej odległości od przystanków komunikacji zbiorowej.
Do zlokalizowania sali w wybranej części miasta warto wykorzystać mapę, dostępną w wyszukiwarce Spotello (np. sale szkoleniowe w Warszawie). Dzięki niej nie musisz się także martwić, że wybierzesz salę, do której nikt nie będzie mógł trafić.
Pierwszego wrażenia nie da się zrobić po raz drugi - dlatego większość osób, organizujących wydarzenia w salach na wynajem zwraca szczególną uwagę na fotografie wnętrza. Ze zdjęć można wyczytać więcej, niż z najdokładniejszego opisu. Jako, że w większości przypadków kupujemy oczami, to wiele obiektów posiada profesjonalne promocyjne zdjęcia swojego obiektu, zachęcające do wynajmu.
Na Spotello znajdziesz zdjęcia wszystkich dostępnych sal na wynajem - dzięki temu masz pewność, że nie będziesz zaskoczony w dniu rezerwacji. By wyświetlić pełną galerię sali oraz budynku, w którym znajduje się wybrana sala, wystarczy, że klikniesz na zdjęcie widoczne w wynikach wyszukiwania. Zwróć uwagę na to, czy sala jest odpowiednia do realizacji twojego projektu lub szkolenia, tzn. czy jest w niej wystarczająco miejsca dla uczestników oraz czy jest jasna.
W dzisiejszych czasach coraz trudniej wyobrazić sobie konferencję lub szkolenie bez wykorzystania sprzętu audiowizualnego. W wielu przypadkach podnosi on wartość merytoryczną spotkania i zwiększa zainteresowanie słuchaczy.
Wybierając salę zwróć szczególną uwagę na to, czy obiekt zapewnia projektor i ekran, a jeśli tak, to czy jest już wliczony w cenę wynajmu. Warto dopytać się jeszcze o możliwość zaciemnienia pomieszczenia, by prezentowane materiały były widoczne nawet w słoneczny dzień.
Dostęp do internetu stał się już standardem praktycznie we wszystkich obiektach szkoleniowych i konferencyjnych. Jeżeli organizujesz wydarzenie, dla którego stabilne łącze sieciowe jest nieodzownym elementem (np. szkolenie komputerowe), warto dowiedzieć się, jaka jest jego przepustowość w konkretnym obiekcie.
W zależności od obiektu dodatkowe udogodnienia mogą wpływać na cenę wynajmu sali. Wszystkie wymienione powyżej oraz wiele innych możesz w łatwy sposób sprawdzić z poziomu widoku wyników wyszukiwania sal w Spotello.
Jednorazowa przerwa kawowa, serwis, czy może lunch? W zależności od czasu trwania twojego spotkania wybierz najlepszą opcję kateringową, która zadowoli uczestników. Można go zamówić bezpośrednio w obiekcie lub korzystając z usług zewnętrznych dostawców.
Niektóre obiekty, oferujące usługę gastronomiczną na miejscu nie pozwalają swoim klientom na wnoszenie zewnętrznego cateringu. Dotyczy to w szczególności hoteli, centrów konferencyjnych i niektórych mniejszych obiektów, wynajmujących sale szkoleniowe.
Jeśli chcesz sprawdzić, jakie są dostępne opcje kateringu, wystarczy kliknąć w zakładkę "katering" przy wybranej ofercie wynajmu. Możesz szybko odfiltrować obiekty, które oferują pożądaną usługę (przerwa kawowa, serwis kawowy i lunch), korzystając z filtrów powyżej listy sal - tak, jak na poniższym klipie, prezentującym wszystkie funkcje wyszukiwarki:
Dokonałeś pomyłki w liczbie osób lub w niezbędnym wyposażeniu? To może zdarzyć się każdemu. Spotello umożliwia edycję szczegółów rezerwacji już po jej dokonaniu.
Jeśli chcesz już teraz rozpocząć szukanie najlepszej sali na swoje wydarzenie, przejdź do strony głównej lub wybierz jeden z poniższych linków:
