REZERWACJI I KORZYSTANIA z aplikacji smartrooms.pro służącej do zamawiania SAL SZKOLENIOWYCH / KONFERENCYJNYCH / GABINETÓW poprzez portal Spotello.

Definicje:

Sale – sale szkoleniowe / konferencyjne /gabinety i inne pomieszczenia niezbędne ze względu na funkcjonowanie sal, zlokalizowane na powierzchniach znajdujących się w dyspozycji Dysponenta sali  oraz sale, które znajdują się w systemie należącym do smartrooms.pro

System zamówień – system komputerowy do dokonywania zamówień oraz rezerwacji sal.

Regulamin - niniejszy dokument określający zasady korzystania z wynajmowanych sal.

Smartrooms.pro - oznacza system należacy do podmiotu gospodarczego ARCHEION NIP: 6831522282 REGON: 120213177 adres: ul.św.Filipa 23/3 31-150 Kraków będący właścicielem systemu rezerwacji sal i jego administratorem.

Organizator - podmiot dokonujący rezerwacji, który zamierza zorganizować Wydarzenie w salach szkoleniowych.

Dysponent sali – podmiot, w którego dyspozycji znajduje się wynajmowana sala, w której odbywać się będzie Wydarzenie

Wydarzenie - oznacza  szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje lub inne tego typu spotkania, organizowane przez Organizatora.

Uczestnik Wydarzenia - oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.

Umowa najmu - oznacza umowę cywilno-prawną zawartą pomiędzy Dysponentem sali i Organizatorem, której przedmiotem jest najem powierzchni na potrzeby zorganizowania Wydarzenia.

Dodatkowe usługi – oznacza usługi świadczone przez Dysponenta sali lub Dysponenta usług na rzecz Organizatora w związku z wydarzeniem, czyli catering, serwis kawowy, wynajęcie sprzętu niezbędnego dla Organizatora dla przeprowadzenia wydarzenia, itp.

Zamówienie - polecenie dostarczenia usług oraz przestrzeni do użytku na cele własne Organizatora wydarzenia przez Dysponenta sali określone w procesie określonym w aplikacji. Zamówienie jest  zbiorem złożonym z jednej lub większej ilości rezerwacji usług i przestrzeni.

Akceptacja -  oznacza, że Dysponent sali przyjmuje do zrealizowania zamówienie określonego w Regulaminie jako 'Last Minute' lub - jeśli ma wyłączoną opcję autoakceptacji systemowej - dowolnego innego zamówienia wymagającego akceptacji.

Potwierdzenie - zmiana statusu zamówienia z wstępnego na pewne (czyli potwierdzone) z koniecznością zapłaty.

System zamówień - system informatyczny dostępny online służący do składania zamówień związanych z organizacją wydarzeń.

Dysponent usług - podmiot, w którego dyspozycji znajdują się dodatkowe usługi służące do organizacji wydarzenia.

Strony pośrednie - strony www i serwisy informatyczne korzystające z aplikacji zamówień sal online smartrooms.pro, do której kierują klienta poprzez odpowiednie przekierowania.

§ 1

Zasady ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania sal szkoleniowych/konferencyjnych/gabinetów i innych pomieszczeń wspólnych z wykorzystaniem Systemu zamówienia. Informacje o salach dostępne są na stronie www.smartrooms.pro.
2. Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników Wydarzeń.
3. Udostępnienie sal może nastąpić tylko w celu zorganizowania Wydarzeń.
4. Organizator nie może wynająć, użyczyć, ani udostępnić sali osobom trzecim.

§ 2

Zasady zamówienia przestrzeni i usług  

1. Poprzez wynajęcie Sali należy rozumieć zgłoszenie przez Organizatora woli korzystania z Sali w Systemie zamówień w określonym terminie oraz potwierdzenie zamówienia przez smartrooms.pro.
2. Organizator może wynająć jednocześnie jedną Salę lub kilka Sal.
3. Zgłoszenie Organizatora wymaga zarejestrowania konta użytkownika i zalogowania się w Systemie zamówień .
4. Sale, ich dostępność i terminy, w których możliwe jest skorzystanie z najmu, określone są na stronie www.smartrooms.pro
5. Zgłoszenie zamówienia  dokonywane jest przez Organizatora przez formularz zamówienia sali, dostępny w panelu zamówień na stronie internetowej pod adresem www.smartrooms.pro.
6. Organizator zobowiązuje się do podania w formularzu zamówienia sali danych:
7. ilość osób uczestniczących w wydarzeniu,
8. ilość osób korzystających z cateringu,
9. rodzaj wydarzenia ze wskazaniem tematu wydarzenia.
10. Jednocześnie z dokonywaniem zamówienia, Organizator dokonuje wyboru usług dodatkowych.
11. Zamówienie do akceptacji wymaga Akceptacji, dokonywanej w Systemie smartrooms.pro.  Akceptacja zamówienia dokonywana jest przez Dysponenta sali w terminie do 2 dni roboczych od daty zgłoszenia zamówienia.
12. Zamówienia należy dokonać co najmniej na 24 godziny przed planowaną datą Wydarzenia.
13. W przypadku złożenia zamówienia na mniej niż 24 godziny przed planowaną datą Wydarzenia, zamówienie  wymaga dodatkowej akceptacji przez Dysponenta. Informacja o Akceptacji lub jej braku zostanie przekazana Organizatorowi drogą mailowa.
14. Klient może dokonać zamówienia wstępnego, zamówienia pewnego lub zamówienia do akceptacji.
15. Zamówienie wstępne może zostać bezkosztowo anulowane w terminie i na warunkach określonych na stronie www.smartrooms.pro. Każde zamówienie wstępne zostanie potwierdzone automatycznie przez system zmieniając swój status na zamówienie pewne w 9 dniu przed ustaloną realizacją zamówienia.
16. Zamówienie pewne nie może zostać bezkosztowo anulowane. Jeśli Organizator zrezygnuje z zamówienia pewnego, to zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Dysponenta sali kwoty pieniężnej, stanowiącej równowartość kwoty zamówienia określonej w systemie www.smartrooms.pro.
17. Zamówienie do akceptacji jest zamówieniem, która wymaga dodatkowej akceptacji przez Dysponenta sali, dokonywanego w formie elektronicznej do 2 dni roboczych od chwili dokonania zamówienia przez Organizatora, na zasadach określonych w ustępach poprzedzających.
18. Zamówienie pewne może wymagać dla swej skuteczności dokonania przez Organizatora zapłaty zadatku na rzecz Dysponenta sali, w wysokości określonej przez Dysponenta Sali.
19. Potwierdzenie zamówienia pewnego lub zamówienia za potwierdzeniem, jest równoznaczne z zawarciem przez Dysponenta sali i Organizatora za pośrednictwem aplikacji smartrooms.pro umowy najmu sali na czas określony oraz świadczenia  przez Dysponenta sali na rzecz Organizatora wybranych usług dodatkowych, za cenę wynikającą z cenników, znajdujących się na stronie smartrooms.pro.
20. Bezkosztowe anulowanie zamówienia sali i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych możliwe są warunkach określonych na stronie www.smartrooms.pro.
21. Dysponent sali może zażądać od Organizatora nieodwołalnego potwierdzenia dokonanego zamówienia wstępnego, które zmienia wówczas status na zamówienie pewne.
22. W przypadku gdy okaże się, że zamówiona sala nie jest dostępna w zarezerwowanym terminie lub istnieje konieczność anulowania zamówienia pewnego przez Dysponenta sali, Dysponent sali jest zobowiązany do zapewnienia innej sali o zbliżonym standardzie i posiadającej cechy umożliwiające realizację Wydarzenia.
23. Na telefoniczną lub mailową prośbę Organizatora Administrator systemu lub Dysponent może dokonać potwierdzenia zamówienia wstępnego w imieniu Organizatora. Organizator ma wówczas możliwość odwołania tego potwierdzenia do 48 godzin za pośrednictwem systemu smartrooms.pro
24. Na prośbę telefoniczną lub mailową Organizatora Dysponent sali może dokonać w jego imieniu zamówienia.
25. w przypadku gdy zamówienie wykracza poza okres określony w §2 pkt.11 a)  zostanie potwierdzone zgodnie z obowiązującymi regułami w systemie lub może zostać potwierdzone przez Organizatora. Zamówienie to może zostać anulowane zgodnie z ustaleniami zawartymi w §2 pkt.11 a).
26. w przypadku gdy zostanie wprowadzone poniżej daty określonej w §2 pkt.11 a) zostanie potwierdzone do 24 godzin przez system i zmieni swój status na zamówienie pewne lub może zostać potwierdzone przez Organizatora. Zamówienie to może zostać bezkosztowo anulowane przez Organizatora do 24 godzin od złożenia zamówienia.
27. w przypadku zamówienia w okresie na “Ostatnią chwilę” tzw. “Last minute” wprowadzone w imieniu klienta zamówienie zawsze będzie mieć z konieczności status zamówienia pewne.

§ 3

Opłaty, usługi dodatkowe, czas korzystania z sal.

1. Opłata za salę i dodatkowe usługi zamówione przez Organizatora, naliczane są zgodnie z dokonanym przez niego zamówieniem, niezależnie od tego czy czas zamówienia został w pełni wykorzystany.  
2. Korzystanie przez Organizatora podczas wynajmowania sal z własnego cateringu lub serwisu kawowego możliwe jest tylko po otrzymaniu stosownego pozwolenia od Dysponenta sali.
3. W przypadku braku uzyskania powyższego pozwolenia przed planowanym terminem wynajmu sali, Dysponent sali ma prawo do naliczenia dodatkowej opłaty  w wysokości podwójnej pełnej stawki wynajmu sali, w której odbywało się się dane Wydarzenie, za każdy dzień korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.
4. Sala udostępniana będzie Organizatorowi co najmniej na 15 minut przed rozpoczęciem wydarzenia, chyba że zostanie ustalone inaczej pomiędzy stronami.
5. Zwrot wynajętej przez Organizatora sali powinien nastąpić w ciągu 15 minut od zakończenia okresu użytkowania sali, w celu przeprowadzenia wspólnych oględzin stanu sali i jej wyposażenia przez Organizatora i przedstawiciela Dysponenta sali. Chyba że zostanie to ustalone inaczej pomiędzy stronami.
6. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, Dysponent sali uprawniony jest do naliczania dodatkowej opłaty za każde rozpoczęte dodatkowe pół  godziny najmu, w wysokości połowy stawki godzinowej, wg cennika umieszczonego na stronie www.smartrooms.pro.
7. Faktura VAT wystawiana jest przez smartrooms.pro lub Dysponenta sali po wykonanej usłudze, lub w dniu w którym usługa miała być wykonana z terminem płatności wskazanym na fakturze. Płatności dokonywać należy na numer rachunku podany na fakturze.
8. W przypadku gdy Organizator przekroczy termin płatności faktury, a zamówił salę w dalszych terminach, Dysponent sali ma  prawo jednostronnie anulować te dalsze rezerwacje które wchodzą w skład zamówienia.

§ 4

Prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników Wydarzenia.

1. Organizator jest zobowiązany do:
2. utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia w wynajętych salach,
3. usunięcia wszystkich wniesionych do sali materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia,
4. wyegzekwowania od firmy cateringowej sprzątnięcia sali  i pomieszczenia, w którym udostępniono posiłki, lub posprzątania tych pomieszczeń na własną rękę przez Organizatora, w przypadku uzyskania uprzedniej zgody na wynajęcie takich usług we własnym zakresie,
5. zapewnienia dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez Uczestników Wydarzenia w sali w trakcie trwania Wydarzenia,
6. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została mu przekazana.
7. Organizator może zamówić usługi dodatkowe typu - tłumaczenia, dodatkowy sprzęt multimedialny, itp. za pośrednictwem aplikacji smartrooms.pro.lub bezpośrednio u dostawców usług.
8. W przypadku zamówienia usług dodatkowych bezpośrednio u dostawcy, wymagana jest akceptacja dostawcy przez smartrooms.pro. Organizator zobowiązany jest do zgłoszenia tych okoliczności Dysponentowi i przekazania mu poprzez system danych kontaktowych podmiotów świadczących usługi dodatkowe dla danego Wydarzenia.
9. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku, uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu, odzieży wierzchniej lub innych przedmiotów Organizatora lub Uczestników Wydarzenia.
10. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Dysponenta sali i Dysponenta usług  za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej sali lub usług,  w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia.
11. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.
12. W przypadku stwierdzenia szkody lub straty, wynikłej z niewłaściwego użytkowania sali przedstawiciel Dysponenta sali stworzy dokumentację uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw, względnie zakupów, gdy naprawa okaże się niemożliwa,  następnie Dysponent sali dokona na własny koszt napraw lub/i zakupów zgodnie z kosztorysem, którego kopie prześle na adres Organizatora. Organizator pokryje w całości koszty usunięcia uszkodzenia w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej.
13. Organizator ma prawo wystawić za pośrednictwem aplikacji smartrooms.pro opinię o jakości świadczenia usług, o ile Dysponent sali lub Dysponent usług wyrazi na to zgodę.
14. Organizator staje się uczestnikiem programu lojalnościowego pod nazwą: SR = Sprytny Rezerwujący, zasady którego określa inny regulamin.

§ 5

Przepisy porządkowe.

1. Wszelkie prace podejmowane na terenie wynajmowanych pomieszczeń związane z organizacją Wydarzenia (tj. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji Wydarzenia np. standów i punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia itp.) mogą być prowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Dysponentem Sali.
2. Niedozwolona jest zmiana wystroju sal, zamontowanego sprzętu itp. bez wcześniejszej konsultacji z przedstawicielem Dysponenta sali.
3. Na terenie wynajmowanych pomieszczeń, w tym na terenie sal, obowiązuje całkowity zakaz palenia.
4. Organizator ma obowiązek zgłosić przy dokonywaniu zamówienia listę osób lub osobę odpowiedzialną za organizację Wydarzenia ze strony Organizatora.
5. Klucze do sal wydawane są Organizatorowi przez przedstawiciela Dysponenta sali.  Klucze powinny być oddawane temu przedstawicielowi niezwłocznie po zakończeniu Wydarzenia.
6. Smartrooms.pro  zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal, jeżeli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub w sposób negatywny może wpłynąć na wizerunek systemu smartrooms.pro lub Dysponenta sali.
7. Dysponent sali zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu w przeszłości.
8. Niewywiązanie się przez Dysponenta sali   z któregokolwiek z elementów usługi, powinno być zgłoszone przez Organizatora Dysponentowi sali drogą mailową w dniu w którym ono nastąpiło, przy czym kopia zgłoszenia winna zostać przesłana przez Organizatora do smartrooms.pro
9. Niezgłoszenie przez Organizatora zastrzeżeń co do wywiązania się  z  któregokolwiek z elementów  usługi, oznacza potwierdzenie należytego wykonania zamówionych usług przez aplikację smartrooms.pro.

§ 6

Przepisy końcowe.

1. Smartrooms.pro oraz Dysponent lokalu  nie ponoszą odpowiedzialności za jakość prezentowanych i wykorzystywanych podczas Wydarzenia materiałów.
2. Wszelkie dane przekazywane w trakcie korzystania z Systemu zamawiania sal, objęte są poufnością i ochroną i nie będą przekazywane podmiotom trzecim.
3. Podmioty korzystające z Systemu zamawiania sal wyrażają zgodę na przekazywanie danych i informacji, które niezbędne są do zawarcia umowy.

Smartrooms.pro zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do obowiązującego Regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie www.smartrooms.pro i stronach pośrednich w zakładce Regulamin.