Zaloguj
Event to zorganizowane wydarzenie, mające określony cel – może być to event charytatywny, rozrywkowy, biznesowy, obywatelski czy marketingowy. Podstawą sukcesu przy organizacji tego typu wydarzenia jest spełnienie określonych wytycznych.
Dobry event powinien być ciekawy, oryginalny i doskonale dopracowany. Gwarantuje to powodzenie całego przedsięwzięcia. Należy przestrzegać punktów takich, jak:
Opracowanie dokładnego planu wydarzenia, który pomoże nie zapomnieć o żadnym ważnym punkcie harmonogramu.
1. Dopasowanie eventu do grupy docelowej i wyznaczonego celu, jakiemu ma służyć całe przedsięwzięcie.
2. Wybór odpowiedniego terminu tak, aby nie pokrywał się z innym ważnym wydarzeniem w okolicy.
3. Dobór właściwej lokalizacji, stylu i wielkości wnętrza dopasowanego do potrzeb wydarzenia.
4. Zaproszenie gości pocztą tradycyjną, telefonicznie lub drogą internetową.
5. Właściwa promocja imprezy poprzez utworzenie wydarzenia w mediach społecznościowych oraz tradycyjnych, np. gazecie czy radio.
6. Skorzystanie z rzetelnych podwykonawców, zapewniających profesjonalną obsługę eventu, takich jak kelnerzy, muzycy, itp.
7. Użycie pewnego, sprawdzonego sprzętu, który nie zawiedzie w trakcie całego wydarzenia.
8. Wybór odpowiedniego cateringu i menu, które będzie modne, smaczne i właściwe dla danego typu imprezy.
9. Zaskoczenie gości kreatywnym pomysłem lub wyjątkowym gościem, które pomogą skupić uwagę na naszym wydarzeniu.
10. Przygotowanie materiałów dla uczestników, do rozdania na początku spotkania lub po jego zakończeniu, w formie podziękowania za przybycie.
11. Skorzystanie z usług firmy eventowej, która przyjdzie z pomocą przy kompleksowej organizacji całego wydarzenia, dbając o jego profesjonalną obsługę w każdym zakresie.
Skuteczny event zawiera w sobie wiele szczegółowych elementów. Często ich zorganizowanie przekracza możliwości osoby, która na co dzień nie ma styczności z branżą eventową. Jeśli nie czujemy się na siłach, by samodzielnie zająć się kompleksowym organizowaniem wydarzenia, warto zdecydować się na zatrudnienie profesjonalnego organizatora, jaką jest agencja eventowa. Taka osoba doskonale zna realia logistyczne, aktualne trendy i sprawdzonych wykonawców, z których usług warto skorzystać podczas tworzenia wydarzenia. Kompetentny organizator od podstaw zorganizuje każdy event, uwzględniając pomysły i wskazówki zleceniodawcy. Korzystając ze swojego doświadczenia podpowie, jakie elementy warto wykorzystać, aby wpłynąć na pozytywny odbiór całego wydarzenia. Dodatkowo zachowa zimną krew w przypadku nieprzewidzianych sytuacji.
Dobrze zaplanowany event to klucz do sukcesu całego przedsięwzięcia. Jeżeli szukamy profesjonalnej pomocy przy organizowaniu wydarzenia, warto skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy eventowej, cieszącej się dobrymi opiniami i posiadającej szerokie grono zadowolonych klientów. Jeżeli nie jesteśmy pewni swoich zdolności organizacyjnych, zatrudnienie event managera będzie strzałem w dziesiątkę.
Maciej Marczyński,
Event Manager w Soma Event
